E-arşiv Fatura Nasıl Doğrulanır?

E-arşiv fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve saklanan bir fatura türüdür. Bu sistem, kağıt faturaların yerini alarak hem maliyetleri düşürmekte hem de çevre dostu bir alternatif sunmaktadır. E-arşiv faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenir ve bu sayede yasal geçerliliği vardır. E-arşiv faturası, alıcı ve satıcının bilgilerini, mal veya hizmetin detaylarını ve toplam tutarı içerir. İşletmeler, e-arşiv faturalarını kendi sistemlerinde oluşturabilir ve Gelir İdaresi’ne iletebilir. Bu süreç, işletmelerin muhasebe işlemlerini daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirmesine olanak tanır.

E-arşiv faturası doğrulama işlemi, alıcıların veya satıcıların fatura bilgilerinin doğruluğunu kontrol etmesi için önemlidir. Doğrulama işlemi için öncelikle e-arşiv faturasının içeriğinde yer alan fatura numarası, tarih ve tutar gibi bilgilerin doğru olup olmadığına bakılır. Ayrıca, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesinden veya e-fatura sisteminden fatura sorgulama işlemi yapılabilir. Bu işlem, fatura bilgilerinin doğru olup olmadığını teyit etmek için oldukça etkilidir. Doğrulama sürecinde herhangi bir hata bulunursa, ilgili taraflarla iletişime geçerek düzeltme yapılması gerekmektedir.

“`html

• E-Arşiv faturasını doğrulamak için öncelikle e-fatura sistemine giriş yapmalısınız.

• Giriş yaptıktan sonra, faturanın seri numarası ve sıra numarasını girerek sorgulama yapabilirsiniz.

• Doğrulama işlemi sonrasında faturanın geçerliliği hakkında bilgi alacaksınız.

“`

E-arşiv faturası almak için öncelikle bir e-fatura sağlayıcısı ile anlaşma yapmanız gerekmektedir. Türkiye’de birçok yazılım firması, işletmelere e-fatura hizmeti sunmaktadır. Bu firmalar aracılığıyla e-arşiv faturanızı kolaylıkla oluşturabilir ve yasal olarak geçerli hale getirebilirsiniz. Ayrıca, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kriterlere uygun olan yazılımlar kullanarak kendi sisteminizde de e-arşiv faturalarınızı oluşturabilirsiniz. E-arşiv faturasını almak için gerekli belgeleri tamamladıktan sonra, ilgili yazılım üzerinden işlem yaparak faturalarınızı oluşturabilirsiniz.

1. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) resmi web sitesinden e-Arşiv faturası alınabilir.
2. e-Fatura sistemine entegre olan muhasebe programları üzerinden de e-Arşiv faturası oluşturulabilir.
3. Fatura kesme işlemleri için kullanılan özel yazılımlar, e-Arşiv faturası almak için kullanılabilir.
4. Yetkili e-Arşiv servis sağlayıcıları aracılığıyla da e-Arşiv faturası temin edilebilir.
5. Mobil uygulamalar üzerinden e-Arşiv faturası oluşturma imkanı sunan platformlar da mevcuttur.

E-arşiv faturası, belirli bir ciroyu aşan işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. 2020 yılından itibaren, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşan mükellefler için e-arşiv fatura uygulaması zorunlu hale getirilmiştir. Bunun yanı sıra, bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler de (örneğin; perakende sektörü) e-arşiv faturasına geçmek durumundadırlar. Ayrıca, e-fatura kullanıcıları da e-arşiv faturasına geçiş yapmak zorundadırlar. Bu zorunluluklar, vergi kayıplarını önlemek ve kayıt dışı ekonomiyi azaltmak amacıyla uygulanmaktadır.

E-arşiv faturaları, dijital ortamda saklanması gereken belgeler arasında yer almaktadır. Bu nedenle, e-arşiv faturalarının güvenli bir şekilde saklanması oldukça önemlidir. İşletmeler, e-arşiv faturalarını kendi muhasebe sistemlerinde veya bulut tabanlı sistemlerde saklayabilirler. Saklama süresi ise 10 yıl olarak belirlenmiştir; bu süre zarfında faturaların erişilebilir olması gerekmektedir. Ayrıca, bu belgelerin yedeklenmesi de önemli bir husustur; böylece olası veri kayıplarının önüne geçilebilir. E-arşiv faturaları yasal olarak geçerli olduğundan, saklama koşullarına dikkat edilmesi gerekmektedir.

E-arşiv faturaları güvenli bir şekilde dijital ortamda saklanmalı ve yedeklenmelidir.

E-arşiv faturası, belirli yasal gerekliliklere uygun olarak düzenlenmelidir ve aşağıdaki bilgileri içermelidir: alıcı ve satıcının unvanı ve adresi, vergi kimlik numarası, fatura tarihi, fatura numarası, mal veya hizmetin tanımı, miktarı ve birim fiyatı gibi detaylar ile toplam tutar bilgisi yer almalıdır. Ayrıca, e-arşiv faturalarında KDV oranları da belirtilmelidir. Tüm bu bilgiler, hem alıcı hem de satıcı açısından şeffaflık sağlamakta ve olası anlaşmazlıkların önüne geçmektedir.

E-arşiv faturası, alıcı, satıcı, tarih, ürün bilgileri ve tutar gibi önemli bilgileri içerir.

E-arşiv faturası iptali işlemi, hatalı düzenlenmiş veya geçersiz hale gelmiş faturaların düzeltilmesi açısından önemlidir. E-arşiv faturaları iptal edilebilmekte ancak bu işlem belirli kurallara tabidir. İptal işlemi için öncelikle ilgili fatura üzerinde “iptal” ifadesinin yer alması gerekmektedir. Daha sonra bu iptal durumu Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmelidir. İptal edilen fatura yerine yeni bir fatura düzenlenmesi gerekiyorsa bu işlem de dikkatlice yapılmalıdır; aksi takdirde vergi incelemelerinde sorun yaşanabilir.